Wissen wird wertvoll, wenn es verbunden ist.
In AIOS bilden Objekte und Beziehungen den Zusammenhang deiner Arbeit.
Vom Dokument zum Zusammenhang
Eine Datei allein erklärt selten das ganze Bild. Verknüpfe sie mit einem Kunden, einer Seite oder einem Projekt. So bleibt sichtbar, wozu eine Information gehört und wer damit arbeitet.
Beginne mit einer Frage, die dein Team regelmäßig beantworten muss, zum Beispiel: „Was ist der aktuelle Stand dieses Kunden?“ Daraus ergibt sich, welche Kontakte, Dateien und Seiten zusammengehören. Eine Verbindung ist besonders nützlich, wenn sie erklärt, warum ein Dokument relevant ist. Vermeide es, denselben Inhalt für jedes Team neu anzulegen, wenn ein gemeinsamer, gepflegter Ursprung ausreicht.
Struktur, die zu dir passt
AIOS organisiert Objekte über gemeinsame Strukturen, Formulare und Ansichten. Eigene Felder und Modelle helfen, deine Arbeitsrealität abzubilden. Beginne mit wenigen klaren Feldern und erweitere erst, wenn ein konkreter Bedarf entsteht.
Gib Feldern eine eindeutige Bedeutung, bevor du das Modell erweiterst. „Status“ hilft wenig, wenn Vertrieb und Projektteam darunter unterschiedliche Dinge verstehen. Halte deshalb fest, was ein Feld bedeutet, welche Werte sinnvoll sind und wer es pflegt. Verwende eigene Felder dort, wo sie eine wiederkehrende Entscheidung unterstützen; längere Begründungen und Hintergrundwissen können auf einer verknüpften Seite bleiben.
AIOSZugriff bewusst gestalten
Gemeinsamer Kontext bedeutet nicht, dass alle alles sehen. Berechtigungen bestimmen den Zugang. Prüfe bei neuen Inhalten und Verbindungen, welche Personen und Prozesse sie benötigen.
Pflege Kontext auch nach dem Anlegen. Prüfe vor einer wichtigen Aufgabe, ob die verknüpften Unterlagen noch gelten und ob die beteiligten Personen sie öffnen können. Ein Link schafft eine Verbindung, erteilt aber keine Berechtigung. Wenn eine Unterlage vertraulich bleiben muss, beschreibe die benötigte Zusammenarbeit und kläre den passenden Zugriff, statt den Inhalt unkontrolliert in weitere Objekte zu kopieren.
Zum Ausprobieren
Passe die Platzhalter an deine Aufgabe an. Das Beispiel ist eine Vorlage für deine Arbeit mit AIOS.
Aufgabe oder Entscheidung: [Wofür wird der Kontext gebraucht?]
Zentrales Objekt: [Kontakt, Kunde, Projekt oder anderes Objekt]
Maßgebliche Quelle: [Datei/Seite und Stand]
Ergänzende Quellen: [Quelle → warum sie relevant ist]
Begriffe und Felder: [Name → eindeutige Bedeutung]
Verantwortlich für die Pflege: [Person oder Team]
Offene Widersprüche: [Was ist noch zu klären?]
Benötigter Zugriff: [Personen/Prozesse und Zweck]
Nächste Prüfung: [Anlass, zu dem der Kontext erneut geprüft wird]Welche Information gehört wohin?
| Information | Praktischer Ausgangspunkt |
|---|---|
| Wiederkehrender, kurzer Wert | Ein klar definiertes Feld am passenden Objekt. |
| Hintergrund und Begründung | Eine Seite oder ein Dokument mit Bezug zum Objekt. |
| Originalunterlage | Eine gepflegte Quelldatei mit verständlichem Namen und erkennbarem Stand. |
| Bezug zu Kunde oder Projekt | Eine nachvollziehbare Verbindung statt einer weiteren Kopie. |